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Em sua jornada de desenvolvimento, a gestão de compras passou por mudanças significativas, deixando de ser um processo operacional e burocrático para assumir protagonismo estratégico dentro do negócio. 

Essa mudança de perfil foi impulsionada pela evolução da tecnologia, que tornou possível analisar com precisão o momento atual do negócio, além de fornecer alternativas estratégicas para o futuro, a partir de modernas ferramentas digitais como Big Data, Internet das Coisas, Machine Learning, computação em nuvem e Inteligência Artificial (IA). 

Se no modelo tradicional de compras a gestão depende de planilhas de Excel e pilhas de papel, em um mundo cada vez mais dinâmico e digitalizado, essa abordagem parece não ter mais lugar. 

Mas quais são as diferenças práticas entre os modelos tradicional e moderno de gerenciar o processo de compras? Confira abaixo:

1. Integração de processos

1.1 Modelo tradicional

A integração é quase nula, uma vez que os processos de compras são manuais, gerenciados por meio de papeladas, planilhas de Excel, dezenas de emails e ligações telefônicas. Sabe aquela sensação de viver apagando incêndio?

Nesse modelo, os diversos setores da empresa não se comunicam entre si e acabam gerando silos de gestão e dados. O que dificulta pensar estrategicamente, ver o negócio com transparência, economizar tempo com atividades repetitivas, reduzir custos e evitar desperdícios.

1.2 Modelo digital

Ao mover as operações de compras para uma plataforma de e-procurement, os processos de S2P (Source-to-Pay) atingem um outro patamar, possibilitando maior visibilidade do comportamento dos gastos e análises avançadas dos dados estruturados

Isso também vale para um melhor relacionamento com os parceiros, já que a integração entre os sistemas internos possibilita maior previsibilidade de demanda, histórico de consumo, aumento da conformidade, rastreamento dos pedidos e previsibilidade na entrega, liberando mais tempo na agenda da área de compras para se aproximar de maneira mais estratégica de seus fornecedores.

2. Processamento de cotações

2.1 Modelo tradicional

No modelo tradicional, o setor de compras percorre um caminho longo e cansativo para consolidar um pedido. 

Primeiro, a equipe de compras solicita o orçamento – normalmente via e-mail, whatsapp ou telefone – para uma ampla gama de fornecedores, que podem demorar dias para responder. 

Quando os e-mails finalmente retornam, é preciso checar, item por item, o preço de todos os insumos, prazos e pedidos mínimos. 

Por fim, o comprador envia a planilha formalizada para o fornecedor e reza para que, nesse meio tempo, o tipo e quantidade dos produtos solicitados ainda estejam disponíveis no estoque dos fornecedores. Só então a consolidação das cotações é feita.


E se compras ainda é responsável pela recepção dos insumos, prepare-se para a consolidação de recebimentos. Outro parto.

2.2 Modelo digital

Por meio de um sistema automatizado e integrado é possível cruzar as informações sobre estoque, giro e sazonalidade de forma inteligente e rápida. 

Com a compra feita de maneira digital, o comprador também consegue buscar em bases maiores de fornecedores e comparar o preço de um produto em tempo real, com a segurança de que o insumo estará disponível e será entregue, além de garantir melhores condições no orçamento final. 

Sem contar que a solução digital cria mais eficiência dentro da gestão de compras, permitindo que a equipe faça em poucas horas o que antes levava dias para a consolidação.

Aqui é quando você deve se perguntar: O que é mais eficiente? Pagar R$ 100,00 a mais no produto A e recebê-lo já fracionado no destino final? Ou R$ 100,00 a menos e recebê-lo no estoque central, onde uma equipe dedicada fará o fracionamento e a distribuição dentro da rede, levando o produto ao destino final? 

3. Logística

3.1 Modelo tradicional

Problemas com danos físicos ou extravios dos insumos, bem como tempo gasto com o gerenciamento de múltiplos entregadores em horários e dias diferentes, são situações muito comuns na rotina de equipes de compras que ainda utilizam o modelo tradicional de gestão logística. Já precisou ligar para o fornecedor para saber onde está seu pedido?

Quando se trata de um negócio de saúde com várias unidades, há ainda o desafio de fracionar o pedido em apresentações menores, além dos custos adicionais com a redistribuição dos insumos por toda a rede, como comentei no ponto anterior. 

3.2 Modelo digital

Graças ao uso de plataformas inteligentes, alimentadas por soluções disruptivas, como as já citadas Inteligência Artificial e computação em nuvem, os processos logísticos se tornam mais eficientes, rápidos e econômicos, já que sua empresa se aproveita da rede de distribuição dos fornecedores e escala.

Com a IA é possível prever padrões (e eventuais problemas) de compras, além de boa partes das decisões serem feitas de forma automática, o que diminui as chances de erros. Já o recurso da computação em nuvem, permite, dentre outras coisas, gerenciar os dados e informações de qualquer lugar, basta estar online.

A ideia de uma cadeia de valor baseada no processamento de dados e uso massivo da tecnologia faz parte do conceito de Logística 4.0, que se desenvolveu impulsionada pelos avanços da Indústria 4.0, e tem como objetivo tornar o fluxo da cadeia de suprimentos e a relação entre fornecedores e compradores, mais responsiva e conectada. 

Com a evolução do digital, já é possível contar com soluções que se encarregam de consolidar o recebimento de múltiplos fornecedores e distribuir os insumos pela rede de clínicas, laboratórios ou Home Care, por exemplo.

4. Tomada de decisões

4.1 Modelo tradicional

No modelo tradicional, a principal estratégia é focar exclusivamente no preço mais baixo de um produto. Acontece que esse jeito de comprar, considerado mais administrativo que estratégico, muitas vezes não considera os valores ocultos com frete, fracionamento e distribuição dos insumos pela rede interna.

O processo de tomada de decisão ainda envolve se debruçar sobre muitos relatórios offline e cruzar informações fragmentadas de diferentes departamentos e fornecedores para, só então, concluir a quantidade, momento e preço adequado para fazer um pedido.

Também é comum que essas decisões sejam pensadas no curto prazo, de acordo com a necessidades imediatas do negócio e baseadas em hipóteses ou na intuição. O que pode levar a uma compra exagerada de determinado item ou à quebra do estoque.

Por exemplo, quando um determinado insumo acaba antes do planejado, um colaborador corre para comprar no varejo (mais caro). Se tal situação se repete várias vezes durante o mês, com certeza impactará no orçamento final do negócio.

Conclusão, a tomada de decisões e planejamento neste modelo geralmente é feita olhando o retrovisor. Levando meses até que ela seja tomada, uma vez que as equipes demoram para consolidar dados, tirar conclusões e sugerir melhorias.

4.2 Modelo digital

Com o surgimento das novas tecnologias, se tornou possível pensar em estratégias para o negócio sem precisar recorrer a análises cansativas e vulneráveis de vários relatórios. Já que com a consolidação dos dados e compartilhamento das informações entre os setores é possível identificar os gargalos e desperdícios no processo de compras.

Com uma visão mais ampla do próprio fluxo de compras, em vez de focar apenas no preço dos insumos, os gestores conseguem verdadeiramente perceber todos os fatores que impactam no orçamento final e pensar em estratégias para minimizá-los.

À medida que o mercado se torna cada vez mais digital, insistir no uso de processos fragmentados e offline faz com que as empresas percam sua relevância estratégica, levando até mesmo a sua extinção.

A saída está em assumir uma postura pioneira e tecnológica, para se destacar em um ambiente cada vez menos tolerante aos erros e mais exigente quando se trata de oferecer melhores serviços, com menores preços.