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Texto traduzido e adaptado para o português, do Deloitte CPO Survey 2019.

Somente nos últimos cinco anos, o setor de compras presenciou uma evolução considerável em seu cenário digital. Os Gestores de Compras sintonizados com essas mudanças, e que assumem uma mentalidade transformadora diante da tecnologia, estão apresentando novas ferramentas de análises e serviços digitais para os stakeholders. 

Além de favorecer a redução de custos, a incorporação dessas ferramentas se alinha cada vez mais com as demandas emergentes dos clientes; como a entrega de produtos e uma cadeia de suprimentos socialmente responsável. E eles não fazem isso sozinhos, 48% das organizações estão colaborando de perto com seus parceiros de TI.

Quando devidamente alinhados, os Gestores de Compras podem desempenhar um papel importante junto aos diretores de TI/ CIOs, ao trazer novos recursos para a organização, enquanto permanecem dentro do orçamento e gerenciam componentes de terceiros, visando reduzir os custos e a não conformidade. 

A combinação de habilidades dos Gestores de Compras e de TI costuma resultar em uma parceria ideal, que usa a transformação tecnológica para oferecer suporte e recursos digitais mais estratégicos.

Para diminuir a complexidade do setor de compras da empresa e melhorar o desempenho interno, cerca de 2/3 dos Gestores de Compras estão implementando soluções básicas de source-to-pay (S2P) com o objetivo de digitalizar todos os processos da cadeia de suprimentos e “colocar ordem na casa”. 

Ao investir nesses aplicativos, o gestor espera automatizar o fluxo de trabalho, aumentar a produtividade e ganhar tempo para se concentrar em esforços ainda mais estratégicos (Figura 1).

Figura 1 – Os Gestores de Compras estão trabalhando com suas organizações para dominar e implementar a “transformação digital” no setor.
Fonte: Deloitte Global CPO Survey, 2019

Mas aqui nos deparamos com um dado curioso: um grande número de empresas que implementaram efetivamente tecnologias básicas de gestão, não estão realmente satisfeitas com os resultados (Figura 2).

Na verdade, mostrando de uma outra forma, os resultados são alarmantes, especialmente para algumas das áreas tecnológicas mais complexas e estratégicas, como gerenciamento de risco da cadeia de suprimento e compliance, contabilizando 81% de insatisfação.

Figura 2 – Porcentagem de empresas insatisfeitas com as soluções básicas de gestão digital aplicadas em áreas estratégicas.
Fonte: Deloitte Global CPO Survey, 2019.

Já os mestres da complexidade (organizações de compras com desempenho de alta performance e que lidam com ambientes altamente complexos), superam a população da pesquisa em todos esses aspectos, com uma adoção 30% maior das chamadas tecnologia “upstream” ou tecnologias disruptivas, que agregam análise de gastos, abastecimento, gestão de relacionamento com fornecedores (SRM), gestão de contratos e gestão de risco de fornecimento.

Os mestres da complexidade superam a população da pesquisa em todos esses aspectos, no que se refere a investimento em tecnologia disruptivas.

Apesar do já esperado investimento nas tecnologias tradicionais, no curto prazo, a expectativa de futuro é uma maior adoção e uso de tecnologias disruptivas em estratégias de compras. 

Essas ferramentas deverão ser implementadas em todas as principais áreas de solução, construídas sobre as bases dessas tecnologias fundamentais.

Por exemplo: a inteligência artificial (IA) está assumindo, sobretudo, três formas: análise de linguagem natural (computadores com a capacidade de interpretar a linguagem humana e decifrá-la para a linguagem de máquina), análise preditiva (baseada no aprendizado de máquinas) e implantação de “bots” (robôs virtuais) — que estão começando a transformar a Automação de Processo Robóticos (RPA), desde sua raiz, em um complexo workflow automatizado.

Em um cenário prático: se antes uma pessoa demorava 6 horas para revisar e comparar uma lista de insumos com 3 fornecedores distintos, hoje em dia, com a ajuda da IA, o tempo gasto com essa tarefa é reduzido para menos de uma hora e meia; com os robôs apresentando os resultados em uma tela consolidada.

Além de analisar o uso das tecnologias disruptivas em um nível empresarial mais amplo, essa pesquisa também buscou entender como tais ferramentas estavam sendo implementadas, mais especificamente no setor de compras, com o objetivo de potencializar os sistemas básicos de gestão ou criar novos caminhos de geração de valor. 

Dentre o conjunto de tecnologias disruptivas, o analytics e o RPA foram as mais amplamente utilizadas (já consolidadas nas organizações ou em estágio avançado de implementação), mas também merece destaque o investimento em “redes colaborativas” que assumem diferentes formas, como: redes compartilhadas da cadeia de suprimentos, marketplaces, e redes compartilhadas de categorias de gastos (Figura 3).

Além disso, as tecnologias mais “vanguardistas” parecem atrair aqueles Gestores de Compras que estão se aventurando na área (como os 10% que utilizam o recursos blockchain, em alguma medida, ou os 26% que estão apostando em áreas como IA/ tecnologias cognitivas). 

Figura 3 – Analytics avançado e RPA são as tecnologias com mais destaque no setor de compras, em comparação com outras ferramentas disruptivas.
Fonte: Deloitte Global CPO Survey, 2019.

Muitas dessas tecnologias serão lançadas no mercado como funcionalidade padrão dentro dos sistemas de compras, disponíveis em áreas como classificação de gastos, automação de faturas, análise de contratos e análise de riscos/fraudes.

Novos fornecedores também estão entrando na seara da tecnologia de compras e adicionando novas fontes de valor por meio de análises preditivas, que alavancam o aprendizado de máquinas. No entanto, embora essas inovações sejam encorajadoras, também há uma desvantagem.

Para todo o valor que as novas tecnologias são capazes de agregar, ao reduzir a complexidade e melhorar o desempenho, dependendo das ferramentas utilizadas, elas podem fazer o caminho reverso e adicionar complexidade extra. De que forma? Por meio de aplicativos fragmentados, altos custos de integração, qualidade ruim dos dados e mais fornecedores para gerenciar. Esses são alguns exemplos de aumento da complexidade.

Os resultados dessa pesquisa sugerem claramente que os Gestores de Compras estão sentindo os efeitos da complexidade digital, com a maioria deles citando a gestão dos dados mestres como a área que precisa de mais atenção, especialmente devido ao seu foco na implementação de análise, que se bem aplicada pode iluminar essas questões mais obscuras (Figura 4).

Figura 4 – A maioria dos Gestores de compras citou a precária gestão dos dados mestres como o maior desafio para o domínio da complexidade digital.
Fonte: Deloitte Global CPO Survey, 2019

O estudo ainda indica que as causas básicas para esse problema de má gestão digital levam à baixa qualidade dos dados, seja pelo uso de múltiplos sistemas, sistemas ultrapassados, pela padronização deficiente ou recursos insuficientes para o setor de compras e TI. E a baixa qualidade de dados, por sua vez, é considerada a principal barreira para a aplicação de tecnologias digitais no setor de compras (Figura 5).

Figura 5 – A falta de qualidade dos dados é a grandes barreira para a adoção da tecnologia no setor de compras.
Fonte: Deloitte Global CPO Survey, 2019

Então, quais medidas os Gestores de Compras podem tomar para lidar com a raiz dos problemas e ajudar a melhorar o seu domínio sobre o digital? Confira abaixo o que pode ser feito:

1. Defina uma visão digital arrojada, mas execute em uma base firme, que seja interativa, eficaz e factível. Tecnologias sofisticadas, como análise preditiva de dados, que utilizam aprendizado de máquinas, são atraentes, mas os Gestores de Compras também precisam colocar a casa digital em ordem (focando na qualidade dos dados mestres, por exemplo) e, para isso, podem contar com o suporte dos parceiros de TI. Vale lembrar que o impacto real da tecnologia será direcionado ao cliente. Dito isso, as soluções digitais podem vir não apenas dos parceiros de TI, mas também de todos os fornecedores que perseguem estratégias digitais nos negócios. 

2. Alinhe as estratégias digitais do setor de compras às estratégias digitais da empresa. Como acontece em qualquer transformação, os Gestores de Compras precisarão se alinhar à visão digital (e à visão de negócio) da equipe executiva, para, então, alinhar habilmente esses esforços com a própria visão digital do setor de compras. O alinhamento com os pares funcionais é fundamental, não apenas para gerenciar os gastos de modo mais eficaz, mas também para sintonizá-los com os objetivos da organização. Os principais Gestores de Compras estão ajudando os stakeholders a terem uma visão mais ampla do negócio por meio de análises aprimoradas de autoatendimento, contratações, gestão de fornecedores e gerenciamento de risco/ compliance.

3. Fique informado sobre o que há de mais moderno e seja disciplinado em sua execução. Enquanto as tecnologias da próxima geração, como IA e RPA, estão apenas começando a encontrar seu lugar no coração das empresas, os Gestores de Compras que ficarem para trás não só perderão a oportunidade de gerar valor para o seu próprio setor, como podem se tornar digitalmente inexperientes e irrelevantes para os stakeholders. E aqui incluímos os fornecedores cada vez mais poderosos, que podem utilizar o digital para afetar o seu setor, seja para o bem ou para o mal, então é melhor estar preparado para inovar e colaborar.

Em outras palavras, os Gestores de Compras que desejarem realizar seus objetivos mais ambiciosos precisarão adotar uma abordagem proativa e contínua em relação à pesquisa de tecnologias e, muitas vezes, recorrer a um parceiro experiente no processo.