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Organização e logística são pontos de atenção para toda empresa que depende do abastecimento do estoque. E a sua boa gestão envolve diversos fatores, como levantamento dos insumos armazenados, classificação dos produtos e manutenção das entradas e saídas. Mas isso não é tudo. Para uma operação de sucesso, não podemos esquecer que a forma como pensamos o layout do estoque também contribui para a eficiência do negócio. 

Quer saber como? Continue lendo este artigo!

Layout do estoque: por que é importante? 

É como diz aquele ditado: casa desorganizada, cabeça desorganizada. Essa ideia também pode ser aplicada ao dia a dia da gestão de estoque.

Digo isso porque a setorização adequada de equipamentos, insumos e pessoas em um espaço tem o poder de trazer mais transparência aos processos, aumentar a produtividade e amenizar pontos de estresse e tensão na rotina dos colaboradores.

Sem contar que também auxilia na rotatividade dos itens, agrega maior agilidade para executar os serviços, e, consequentemente, reduzir custos. 

Dessa forma, um layout bem estruturado tem como objetivo pensar o armazenamento de produtos de forma estratégica, agregando eficiência e dinamismo ao processo de gestão dos insumos. 

Ou seja, por meio deste planejamento é possível alcançar inúmeros resultados satisfatórios. Se você ainda não se convenceu, listei, com mais detalhes, 4 vantagens que um layout organizado e eficiente pode agregar à sua gestão:

1 – Fácil localização dos insumos

Quando o serviço lida diretamente com a vida das pessoas, como é o caso das instituições de saúde, o tempo se torna um fator primordial para salvar e/ou trazer bem estar imediato para o paciente. 

Nesse ponto, para além do aspecto visual, contar com uma boa organização espacial do estoque significa otimizar o processo de localização dos insumos e garantir que eles estarão disponíveis no momento certo.

2 – Aumento da produtividade

Ao pensar o espaço do estoque de forma estratégica e lógica, você consegue se beneficiar com a transparência em todos os seus processos, o que leva ao aumento considerável dos níveis de produtividade no dia a dia do seu serviço de saúde. 

3 – Redução de custos 

Outra vantagem associada à organização adequada do layout do estoque está na redução de desperdícios e de desvios. Infelizmente, quando não há organização, a empresa pode comprar mais do que o necessário (ou deixar de comprar) e perder o prazo de validade de alguns insumos, o que fará com que amargue prejuízos. 

Nesse mesmo sentido, uma organização eficiente também facilita a visibilidade dos produtos, aumentando o controle sobre esses ativos e inibindo práticas para usos indevidos.  

4 – Satisfação do paciente 

Como dissemos no primeiro tópico, um atendimento feito com insumos de qualidade gera mais confiança e fidelização do paciente, que colocará a sua instituição como primeira opção quando precisar cuidar da própria saúde. 

Passo a passo para montar um layout de estoque eficiente

1. Antes de mais nada você deve conhecer bem o seu espaço. Imagine o fluxo de colaboradores no local, a partir das entradas e saídas. Lembre-se também de estar atento(a) às necessidades de conservação dos produtos. Insumos de saúde possuem particularidades para a sua conservação, que vão desde a temperatura ideal do espaço, prateleiras que devem ficar longe da exposição direta do sol e locais para comportar o maquinário (como refrigeradores) que ajudará na conservação desses itens.

2. Em seguida, avalie as características dos produtos, como: data de validade, lote de fabricação, boas práticas de armazenamento e rotatividade. Se determinado produto possui maior demanda, ele deve estar na parte da frente das prateleiras.

3. Para facilitar a disposição do seu layout, uma dica é separar os produtos por similaridade ou agrupar os itens que normalmente são utilizados juntos, por exemplo, máscaras e luvas. Nesse ponto também é importante destinar um local para armazenar os medicamentos controlados e/ou insumos de alta vigilância, que precisam ser estocados em um armário com tranca. 

4. Agora chegou o momento de analisar o giro de materiais no seu estoque. Explico: o giro de materiais é um indicador que avalia a rotatividade dos seus produtos. Para entender esse fluxo, pare e pense: qual a frequência de utilização dos insumos? Quais deles têm maior saída? Há períodos de sazonalidade? Acompanhar o giro dos seus produtos também te ajuda a calcular o seu estoque mínimo.

A recomendação é que os insumos que possuem alto giro (ou seja, mais saída) sejam armazenados em um lugar e altura mais acessível. Já os materiais que possuem baixo giro podem ser guardados em um setor mais distante e em alocações mais altas. 

Essa análise é feita com base no histórico de demandas e hábitos de consumo do paciente. Uma maneira de obter esses dados com precisão e clareza é por meio da incorporação da tecnologia ao dia a dia da sua gestão.   

Invista em sistemas digitais que possam te ajudar a localizar facilmente os seus insumos – te auxiliando no gerenciamento dos processos de entradas e saídas de forma automatizada (com uso de QR Codes e códigos de barras) -, organizar o cadastro de materiais, emitir alertas de reposição, destacar os itens que estão próximos do vencimento e, ainda, acompanhar em um só lugar todo o processo de compras com o fornecedor, desde o pedido de cotação até a entrega dos produtos.

Viu como uma boa organização do layout do estoque faz toda a diferença nos processos de gestão e estratégia da empresa? Garanto que incorporar essas dicas trará mais eficiência e vantagem competitiva ao seu negócio. 
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