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À primeira vista, o cadastro de produtos pode parecer uma tarefa menor na rotina dos gestores de compras e inventário, por isso, muitas vezes essa etapa é realizada sem os devidos cuidados. Afinal, esse processo não tem tanto impacto na gestão do negócio, certo? Na verdade, não é bem assim.

O registro adequado dos produtos influencia diretamente a boa gestão de compras e estoque, facilita o controle fiscal e contribui para o aumento da lucratividade do negócio.

Problemas causados pela ausência do cadastro de produtos

O cadastro de produtos faz parte do ciclo que compõe a gestão de suprimentos. Após cotar, realizar o pedido de compras e receber a mercadoria do fornecedor, inicia-se um novo processo interno que começa com a entrada e categorização dos insumos.

Mas a falta de controle e padronização nessa etapa da gestão pode gerar muitos problemas financeiros, que vão desde materiais comprados em duplicidade, desperdícios, até extravios — detalharemos esses pontos a seguir.

Sem contar que quando o negócio em questão atua na área da saúde, tudo fica mais complexo. Pois a negligência e desatenção com o registro dos insumos pode causar danos à vida do paciente.

O problema com a falta de boas práticas na hora de cadastrar os produtos é recorrente, tanto que em 2017 a BBC divulgou uma reportagem alertando para a quantidade de medicamentos desperdiçados no Sistema Único de Saúde (SUS) devido à falta de controle do estoque e deficiência no cadastro dos insumos — com muitos itens indo para as prateleiras sem que tenham sido oficialmente registrados.

Para contornar esses obstáculos, reunimos 3 dicas poderosas para o cadastro de produtos e como esse processo pode ser um diferencial competitivo para o seu serviço de saúde. Confira!

1. Padronize a descrição dos produtos

Os negócios de saúde costumam lidar com uma grande variedade de produtos, que vão de medicamentos e EPIs (Equipamentos de Proteção Individual) a material de escritório. A primeira dica na hora de cadastrar um produto é padronizar a identificação dos itens que entram no estoque, uma vez que é muito comum atribuir nomes diferentes para um mesmo insumo.

Vou dar um exemplo: a dipirona sódica é um medicamento que também é conhecido como Novalgina e Anador. Logo, estabelecer a nomenclatura padrão que será registrada no inventário é fundamental para impedir compras em duplicidade, insumos estagnados nas prateleiras e com validade vencida.

Além disso, padronizar e classificar os produtos que entram no estoque evita o extravio de materiais e contribui para o aumento da produtividade, uma vez que a equipe responsável terá acesso rápido e fácil a todas as informações do inventário, sempre que for necessário.

Além de padronizar a nomenclatura, lembre-se de detalhar todas as características que irão compor o cadastro do produto. Local de armazenamento, data de validade, código e unidade de medida são exemplos de informações que não podem faltar nesta etapa.

2. Adote um bom sistema de gestão

Vivemos em plena era digital, então por que continuar insistindo em ferramentas analógicas, como blocos de anotações e planilhas de Excel?

Adotar um bom sistema de gestão para auxiliar no cadastro de produtos facilita a padronização das entradas e saídas dos insumos, melhora a comunicação interna (entre os departamentos) e externa (com os fornecedores) e evita o retrabalho e perda de tempo.

Além disso, softwares automatizados e que contam com inteligência artificial (IA) são ferramentas indispensáveis para os gestores que desejam entender o comportamento dos pacientes — por meio da geração de relatórios e análise dos dados estruturados — e, consequentemente, prestar um atendimento melhor e personalizado.

Muitos sistemas também contam com um mecanismo de identificação do colaborador/usuário responsável pelo cadastro dos produtos no inventário, o que agrega mais transparência ao processo de gestão.

3. Utilize um código identificador

O processo de atribuir códigos SKU é fundamental para controlar as entradas e saídas dos produtos no estoque. Em um negócio, ele é criado e gerenciado internamente e serve para identificar e localizar os insumos.

Utilizar um código identificador integrado a um sistema de gestão aumenta a visibilidade da trajetória do produto dentro do estoque, uma vez que facilita a leitura humana e simplifica a comunicação interna entre os departamentos.

Associar códigos SKU aos seus insumos é uma das formas mais simples de gerir o estoque, que também pode estar aliado a um código de barras, a fim de agilizar ainda mais a etapa de cadastro de produtos.

Coloque essas dicas em prática e você terá uma gestão muito mais transparente e controlada, sem falar do aumento da produtividade no seu serviço de saúde

Se tiver gostado desse post, não deixe de compartilhar em suas redes. Deixo aqui também a indicação do artigo “Tradicional X Digital: qual melhor processo de compras?“, para você continuar aprofundando os seus conhecimentos na área. Não perca!