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Peça indispensável ao bom desempenho do setor de compras de uma empresa, o mapa de cotação é uma ferramenta de comparação de preços utilizada para facilitar a rotina e agilizar a tomada de decisão dos gestores e suas equipes.

Na área da saúde, o uso desse dispositivo ganha ainda mais importância, já que garantir o abastecimento dos insumos é essencial para não colocar a vida dos pacientes em risco. Para tanto, utiliza-se o mapa, que fornece ao gestor de compras uma ampla visão comparativa entre as cotações recebidas de múltiplos fornecedores.

Nesse contexto, quanto mais detalhado e atualizado for um mapa de cotação, maiores serão as chances de se atingir um pacote de compras mais eficiente, que equilibre fornecedores responsáveis, bons preços e prazos.

Por que fazer um mapa de cotação?

Composto por um conjunto de indicações — características específicas do produto, preço, unidade de medida, valor unitário e total, prazo de entrega, dentre outras —, é por meio do mapa de cotação que uma empresa consegue gerenciar suas aquisições de forma mais eficaz e estratégica, identificando os melhores cenários para seus processos de compras.

Isso facilita a escolha dos melhores fornecedores — que devem ser flexíveis quanto às formas de pagamento e ágeis na execução e entrega de suas vendas, dentro da conformidade dos itens — e garante parcerias em que se cumpram os requisitos de qualidade dos produtos adquiridos.

Ou seja, os efeitos de incorporar essa ferramenta no dia a dia da gestão de compras causam impactos extremamente positivos na saúde da empresa, uma vez que melhoram o controle do fluxo de caixa, favorecem o bom atendimento ao paciente e levam ao aumento nos lucros.

Além disso, os pedidos podem ser efetuados com mais agilidade e segurança, já que o mapa de cotação permite uma maior integração com os parceiros comerciais e com os departamentos internos do negócio, contribuindo para a otimização dos processos de compra, menor probabilidade de erros e imprevistos, e aumento do lucro.

O que compõe um mapa de cotação?

Ao elaborar um mapa de cotação, é importante ter em mente que a sua natureza é mais complexa do que a de um simples orçamento, e suas informações requerem um maior nível de detalhamento. Mas pode ficar tranquilo, pois não é nenhum bicho de sete cabeças.

É necessário que constem não apenas os valores dos itens a serem adquiridos, mas dados sobre:

  • Unidade de medida (caixa, pacote, unidade etc);
  • Quantidades;
  • Marcas;
  • Prazo de entrega;
  • Condições de pagamento.

Tornar o mapeamento das cotações uma atividade regular no seu negócio de saúde trará uma série de benefícios, dentre eles a certeza de fazer bons negócios, a segurança de tomar boas decisões e a garantia de gerir um estoque de maneira eficiente. Veja a seguir o passo a passo para a criação de um bom mapa de coleta de preços:

5 dicas de como criar um mapa de cotação?

1. Detalhe os materiais a serem cotados

Além de listar os diferentes itens a serem adquiridos, seja detalhista quanto às características de cada produto, especificando as quantidades, unidades de medida e marcas desejadas. Isso facilitará o atendimento, além de contribuir com uma análise mais precisa dos produtos e seus respectivos valores.

2. Estipule prazos

Especificar datas limites, tanto para o recebimento das cotações quanto para a entrega dos produtos, é essencial para ter mais controle sobre a sua operação, reduzir o risco de erros e assegurar tempo hábil para lidar com eventuais imprevistos.

3. Amplie sua base de fornecedores

Para montar um bom mapa de cotação, a recomendação é ter os preços para um item de, ao menos, 3 fornecedores diferentes. Além de proporcionar uma visão mais abrangente das condições de mercado, essa estratégia garante melhores preços e estimula as boas práticas e a cultura de conformidade.

4. Defina parâmetros para suas cotações

Estabeleça critérios específicos em relação às cotações  apresentadas pelos fornecedores, levando em conta aspectos como estimativa de preço, forma de pagamento e prazo de entrega. Esses parâmetros te ajudam a tomar melhores decisões, com base nas cotações recebidas, em um intervalo de tempo menor.

5. Negocie

Após a análise atenta das cotações, é possível (e necessário!) negociar com os fornecedores e encontrar formas de flexibilizar as condições de compra. Você pode, por exemplo, conseguir algum desconto ao comprar em grande quantidade ou optar por pagamento à vista.

6. EXTRA: Matriz de Kraljic

Tão importante quanto fazer um bom mapa e negociar bem, é saber onde colocar mais esforço. Ao adotar o conceito da Matriz de Kraljic em sua rotina, você saberá em quais itens focar sua análise, já que alguns possuem muito impacto no resultado e outros nem tanto.

Lembre-se também de estar sempre atento(a) à validade dos preços apresentados e de atualizar o seu mapa de cotação periodicamente. Esse hábito te ajudará a manter o controle sobre quaisquer mudanças nos itens que você costuma adquirir, além de fornecer um panorama mais seguro para avaliar se a parceria está sendo vantajosa para o seu negócio.

Agora que você sabe o que é e qual a importância do mapa de cotação para a gestão de compras, que tal aprender 5 maneiras de reduzir o desperdício no seu serviço de saúde? Não perca!