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No dia a dia da gestão de compras de um negócio de saúde, é comum que os profissionais do setor se deparem com diversas questões  delicadas na hora de realizar os seus pedidos. 

Começando pela escolha dos fornecedores com quem se possa estabelecer boas relações, passando pelas várias possibilidades de negociação, sem deixar de lado a atenção que se deve ter à gestão do estoque da instituição, o comprador enfrenta muitos desafios e é um dos grandes responsáveis pela saúde financeira da empresa.

Sendo assim, quais as condutas e as ferramentas que o comprador deve incorporar para contribuir com o crescimento do negócio? 

Confira a seguir os desafios mais presentes na gestão de compras de uma empresa e algumas dicas para superá-los com sucesso.

1. Lidar com imprevistos

O colaborador responsável pela gestão de compras precisa estar atento e preparado para quaisquer imprevistos que possam surgir na rotina da empresa, desde um aumento nos preços a possíveis atrasos no abastecimento.

Para tanto, é necessário ter flexibilidade e saber controlar as emoções, de modo que seja possível contornar as dificuldades.

Se houver uma quebra de estoque, por exemplo, o comprador deve sempre contar com bons parceiros comerciais e fornecedores alternativos, para que haja a reposição dos itens o mais rápido possível. O impacto da pandemia do covid-19 por exemplo, escancarou esse problema quando produtos considerados essenciais — como máscaras e álcool em gel —  sumiram das prateleiras. Foi então que muitos gestores perceberam que contar com uma ampla base de parceiros comerciais é essencial para manter o negócio de pé e funcionando com segurança.

Uma forma de prevenir uma situação dessas é investir em tecnologia de análise de dados que forneça relatórios de previsão. Assim, fica mais fácil antecipar o momento em que um produto está prestes a atingir o indicador do estoque mínimo e agir preventivamente.

2. Dialogar com outros departamentos

Em outros tempos (não muito distantes), o setor de compras era separado dos demais departamentos de um negócio. Hoje, percebe-se que a integração da gestão de compras e do controle de estoque é essencial para a tomada de decisões estratégicas.

Por meio do diálogo entre os setores, é possível evitar o desabastecimento e o desperdício, fazer uma boa cotação de preços e contribuir para a rotatividade do estoque, o que gera melhores resultados.

Novamente, a tecnologia pode ser uma boa aliada, uma vez que existem softwares de gestão que permitem a centralização das informações e a integração das equipes por meio de uma leitura precisa e eficiente de informações. 

3. Calcular as quantidades adequadas

O cálculo incorreto das quantidades de insumos e a má gestão do estoque podem causar grandes prejuízos à gestão da cadeia de suprimentos, seja por causa de gastos desnecessários, com produtos em excesso, ou pela falta de determinados itens; o que, além de tudo, prejudica o atendimento aos pacientes.

O cálculo dos níveis apropriados de insumos e o controle adequado do estoque são possíveis por meio de sistemas de automação, capazes de administrar rigorosamente as entradas e saídas dos produtos para uma visão precisa e em tempo real dos itens disponíveis. 

4. Encontrar fornecedores alternativos para itens críticos

Fazer uma seleção inteligente e manter boas relações com os fornecedores é fundamental para o bom desempenho das atividades do negócio, uma vez que eles influenciam o fluxo de toda a cadeia de suprimentos.

Portanto, é essencial que o profissional de compras desenvolva habilidades e critérios específicos quanto à escolha dos seus fornecedores, como: preços, marcas e qualidade dos produtos; cumprimento dos prazos de entregas; tempo de atuação no mercado e reputação; condições de compra; e suporte para manutenção após a compra (caso necessário).

Quando estiver diante de itens com alto risco de escassez, é importante que a equipe responsável pela gestão de compras não se acomode nem fique inteiramente dependente de uma única  parceria, buscando contar com outras opções de fornecimento, como sugere Peter Kraljic em sua famosa matriz de segmentação de insumos e fornecedores.

Para isso, o comprador deve estar sempre atento às mudanças nas dinâmicas do mercado e ao aparecimento de novos fornecedores potenciais, para que, dessa forma, sempre haja opções alternativas em cenários mais críticos. Desfrutar do poder do digital e investir em plataformas voltadas para o seu segmento pode ser o caminho que você procura para encontrar sua mais nova parceria comercial e garantir o seu abastecimento.  

 5. Encontrar o melhor custo-benefício

Considerando os critérios para a escolha de fornecedores mencionados acima, é interessante que o comprador faça um cruzamento desses dados, em busca de melhores condições de custo-benefício e não foque apenas nos preços dos produtos.

Nesse caso, elaborar um mapa de cotação trará mais visibilidade e transparência ao processo. 

Além de ajudar a encontrar os melhores fornecedores, a ferramenta também auxilia no controle do fluxo de caixa, na redução de custos e favorece o bom atendimento ao paciente.

6. Mensurar os resultados

Mensurar os resultados atingidos é uma ótima forma de se comprovar a eficiência do setor de compras, ressaltando a sua relevância para o bom funcionamento do negócio, bem como para o seu aprimoramento.

No entanto, esse monitoramento é muitas vezes visto como uma tarefa difícil, o que faz com que deixe de ser uma prioridade para muitas empresas.

Felizmente, a tecnologia também vem a calhar aqui, oferecendo ferramentas capazes de mensurar, de forma centralizada, as atividades da cadeia de suprimentos. Há, por exemplo, soluções de Inteligência Artificial que geram relatórios a partir da análise de dados estruturados.

Também é possível utilizar métricas existentes, como o ROI (Retorno sobre investimento), para alcançar  uma mensuração precisa dos resultados.

7. Assegurar a conduta ética

As relações estabelecidas com os parceiros fornecedores devem ser sempre pautadas por princípios éticos, que estejam de acordo com as melhores práticas.

É praxe que os compradores recebam ofertas de comissões de fornecedores durante vendas de grande volume. Isso acontece quando o representante comercial responsável pelo fornecimento tem a intenção de fidelizar o comprador, garantindo vendas futuras.

Entretanto, o comprador deve ficar atento a esse tipo de comportamento, que pode entrar em conflito com as normas da empresa e comprometer a sua reputação no mercado. 

Evitar atitudes que caracterizem ganhos pessoais, que não estão de acordo com as políticas e a conduta ética do local de trabalho, é importante para resguardar o colaborador e a empresa. Soluções integradas e digitais incentivam a conformidade e a transparência das operações, uma vez que todas as negociações ficam registradas na plataforma.

Gostou desse artigo? Então continue aprimorando os seus conhecimentos sobre gestão de compras e confira 3 dicas poderosas para otimizar o cadastro de produtos no estoque.