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A ideia central para um inventário eficiente é simples: planejamento aliado à organização. Mas por que tantos profissionais da área de compras ou operações (e talvez você seja um deles) ainda encontram dificuldade para otimizar esse processo?

Em muitos casos, a resposta está na falta de integração e comunicação entre departamentos chave da empresa, como compras e estoque.  Ou seja, se o negócio não for encarado como um organismo vivo e interligado, onde as informações são compartilhadas e atualizadas em tempo real, certamente o inventário ficará truncado.

Em outros casos, há uma falta de entendimento sobre o que é e para que serve o inventário. Ele é a mesma coisa que o estoque?

Inventário X Estoque

Bom, enquanto o estoque é o lugar físico onde estão armazenados os produtos, o inventário “é um processo de contagem de mercadorias, no qual você faz uma listagem completa com todos os itens armazenados no estoque”, como destaca esse artigo do Sebrae.

Esta ferramenta auxilia na redução de perdas, uma vez que ajuda a verificar o que falta e o que está em excesso, bem como contribui para a identificação de erros e até extravios. Além de aumentar a transparência e confiabilidade das informações que circulam no negócio.

Como você pode ver, estoque e inventário se complementam. Ou seja, quanto maior for o controle sobre o estoque, mais completo será o seu inventário.

Chegou a hora de conhecer os estágios fundamentais para um inventário eficiente. Basicamente, eles podem ser divididos em: 

  • Levantamento
  • Execução
  • Manutenção

Saiba agora como incorporar essas etapas ao seu negócio de saúde.

1. Levantamento

Fazer o levantamento de todos os insumos atualmente armazenados no estoque é o primeiro passo para um inventário eficiente.

O processo de levantamento é simples e requer a identificação (nome e código, por exemplo) e contagem (a quantidade em unidades de medida) dos itens.

Por outro lado, das três etapas esta é a que exige mais tempo e, não à toa, é considerada a mais trabalhosa entre as equipes gestoras.

Mas se o objetivo do seu negócio é um inventário eficiente e saudável, não tem muito como escapar. Pois é neste momento que você consegue identificar as possíveis fontes de desperdício, como produtos em duplicidade e com validade expirada, bem como os itens que estão estagnados nas prateleiras.

Então, não desanime! Após a minuciosa fase de identificação dos produtos, as etapas seguintes se tornarão bem mais fáceis de conduzir e a recompensa virá com mais economia de tempo e gastos menores.

2. Execução

Após a fase de reconhecimento dos insumos, chegou a hora de classificar e padronizar o seu inventário.

A padronização interna é fundamental para que toda a equipe gestora acesse as informações com facilidade e sempre que necessário. Então, nesse momento, quanto mais detalhes você reunir sobre as características dos materiais armazenados, melhor.

Padronizar o inventário vai impactar diretamente na organização do espaço físico, uma vez que determinará como o estoque será exposto para torná-lo o mais intuitivo possível para os colaboradores.

Para simplificar o processo, você pode numerar e atribuir códigos de barra (ou QR codes) aos insumos, etiquetar as prateleiras e separar o espaço por categorias ou condições de conservação, por exemplo.

3. Manutenção

A manutenção nada mais é que o acompanhamento periódico do inventário. Ou seja, a partir deste ponto, todas as entradas e saídas devem ser indicadas.

É nesta etapa também que você conseguirá reunir informações para determinar o seu estoque mínimo, assegurando que não haverá falta ou excesso de produtos nos pedidos de compras futuras.

Estruturar todas essas informações em uma plataforma digital e automatizada favorece, e muito, o processo de padronização e acompanhamento, uma vez que diminui as chances de erros e o retrabalho das equipes envolvidas. E é sobre isso que falaremos a seguir.

Adoção da tecnologia para um inventário eficiente

Lembra que no começo deste artigo foi dito que, após a identificação/catalogação dos insumos, o processo para alcançar um inventário eficiente ficaria mais fácil? Muito dessa facilidade vem do uso da tecnologia, que tem como função tornar a sua rotina mais simples e produtiva.

Contar com um software de gestão ajudará você e seu time a poupar tempo e energia com tarefas repetitivas, além de direcionar o seu serviço de saúde por caminhos mais estratégicos.

Isso porque, à medida que as informações sobre as entradas e saídas dos materiais forem atribuídas, será possível identificar os insumos mais utilizados nos procedimentos, as preferências e/ou hábitos dos pacientes e até períodos de sazonalidade.

Ou seja, além de ganhar um aliado para controlar a rotatividade nas suas prateleiras, ao adotar um sistema digital e automatizado você também terá a chance de obter dados relevantes para tomar decisões mais precisas no seu negócio.

Agora que você já sabe as etapas fundamentais para um inventário eficiente, não deixe de conferir os 5 benefícios da gestão integrada em saúde!