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Não faz muito tempo, algumas décadas atrás, a área de compras de uma empresa estava limitada ao papel de geradora de pedidos, atuando isolada das demais estruturas do negócio. De lá para cá muita coisa mudou.

Para entregar mais valor, alguns gestores visionários passaram a encarar o negócio como um organismo vivo e interligado. Um exemplo disso é pensar a gestão de compras e estoque integradas, muito mais próximas das decisões estratégicas.

Criar um planejamento, definir o momento exato para a compra, bem como estabelecer a quantidade ideal de insumos a serem adquiridos são etapas indispensáveis para alcançar resultados significativos.

As vantagens de uma gestão de compras e estoque integrada

Como argumenta o escritor e professor de gestão de suprimentos Arjan Van Weele, a decisão do departamento de compras não pode ser tomada isoladamente, visando apenas a otimização do desempenho do setor. Pensar estrategicamente é pensar em um sistema integrado, com os departamentos trocando informações entre si.

Dessa forma, estruturar uma colaboração entre compras e estoque é um passo importante para reduzir custos, fazer uma cotação de preços eficiente e contornar as complexidades na cadeia de suprimentos. Mas os benefícios não param por aí:

  • Garantia de abastecimento

A integração entre um controle de estoque preciso e uma gestão de compras eficiente é a garantia de que não haverá sustos no momento de atendimento do paciente, devido a falta de algum material para o procedimento.

Isso porque, com os departamentos alinhados e trocando informações entre si, a equipe de compras terá tempo hábil para pesquisar os melhores preços, negociar com os fornecedores e receber os insumos que precisam de reposição, antes que ocorra uma quebra de estoque.

  • Rotatividade do estoque

Se a falta de algum insumo pode colocar um negócio em uma saia justa, comprá-lo em excesso é igualmente prejudicial, uma vez que ocupa espaço valioso de armazenagem, compromete o fluxo financeiro e leva ao desperdício, caso o item não seja utilizado em nenhum procedimento e encalhe na prateleira.

Quando os departamentos de compras e estoque trabalham juntos fica muito mais fácil planejar um mapa de compras inteligente que garanta a rotatividade do estoque, melhor aproveitamento das áreas de estocagem e a otimização do capital de giro.

  • Mapeamento das oportunidades

Se as equipes de compras e estoque percebem que determinado insumo tem mais saída, ou que ele é mais utilizado em procedimentos no paciente em determinada época do ano, então está identificada uma tendência.

Com a integração entre os dois setores, é possível analisar o comportamento de consumo dos pacientes e planejar o abastecimento para períodos de maior demanda e também para as temporadas de sazonalidade. O que nos leva para o próximo tópico.

  • Aumento da margem de lucro

Como destacado acima, um serviço de saúde que conta com uma gestão de compras e estoque integrada reduzirá custos com armazenamento, evitará o desperdício e terá uma visão mais clara sobre as demandas e hábitos do paciente.

Esses elementos reunidos garantem a centralização das informações, maior otimização dos recursos, transparência, mais dinheiro em caixa para investir em outras frentes do negócio e, consequentemente, aumento da margem de lucro.

A tecnologia como aliada

Nesse ponto, vale ressaltar a importância da tecnologia para o processo de integração entre as duas áreas. Sistemas de gestão digital são ferramentas poderosas para compartilhar informações de forma centralizada, evitar erros, retrabalho e até condutas fraudulentas.

Um software de gerenciamento de compras integrado ao controle de estoque pode ajudar sua empresa a melhorar a comunicação de muitas maneiras. Olha só:

  • Mais visibilidade e controle dos processos de compras. Como, por exemplo, quem fez um pedido, quando fez e para qual fornecedor o pedido foi enviado;
  • Acesso e análise dos dados. Já diz o ditado, “informação é poder”. Dessa forma, fazer a gestão e interpretação dos dados, que estão estruturados e centralizados, se torna uma vantagem competitiva que garante decisões mais estratégicas e assertivas;
  • Ações centralizadas em uma única plataforma. O que ajuda a evitar muitas das armadilhas associadas a processos desarticulados e à falta de colaboração entre os setores do negócio;
  • Automação dos processos de compras. Sistemas integrados ajudam a automatizar muitos processos de gerenciamento de gastos, o que minimiza o potencial de erro humano, além de aumentar a velocidade e precisão do processo.

Viu só como a gestão integrada de compras e estoque pode ajudar a alavancar o seu serviço de saúde? Quer conhecer outras dicas que podem auxiliar na gestão do seu negócio? Então confira o artigo com 4 Dicas Para Controlar o Seu Estoque Já!